Een procesflow maak je op drie manieren: je tekent hem zelf, je laat een generator tekenen of je laat hem maken uit het document dat er al is. Hier lees je wat een procesflow is, welke route wanneer past en wat een generator als ChatGPT wel en niet voor je doet. Ook zie je wat het verschil is tussen een flowchart en BPMN, met een gemeentelijk proces als voorbeeld.
Het korte antwoordEen procesflow is een tekening van hoe een proces loopt: waar het begint, welke stappen erop volgen, welke keuzes er onderweg vallen en waar het eindigt. Je kent hem misschien onder een andere naam, zoals stroomschema, flowchart, procesdiagram of processchema.
Je ziet het woord ook geschreven als procesflow diagram of proces flow diagram; het gaat om hetzelfde. Een bruikbare procesflow laat daarnaast zien wie elke stap uitvoert, zodat je in een oogopslag ziet waar het werk van het ene team naar het andere gaat.
De achtergrond van het proces: waarvoor het dient, wie ervoor verantwoordelijk is, met welke systemen gewerkt wordt en wie het actueel houdt. Dat hoort in de tekst van een procesbeschrijving; hoe je die opstelt, lees je op de pagina Procesbeschrijving maken.
Bij een gemeente gaat een procesflow vaak over meer dan één team: klantcontact neemt iets aan, een vakafdeling beoordeelt en iemand met mandaat besluit. Juist daar laat een flow zien waar het werk van hand wisselt, en dus ook waar het kan blijven liggen.
Het korte antwoordJe kunt een procesflow zelf tekenen, een generator laten tekenen of hem laten maken uit het document dat er al is. Welke route past, hangt af van wat er met de flow moet gebeuren: een schets om over te praten, of een proces dat je wilt vastleggen en beheren.
Op een whiteboard, in Visio, of met vormen en pijlen in Word, Excel of PowerPoint. Snel en vertrouwd, maar het uitzoeken hoe het proces echt loopt doe je zelf, en de notatie kies je ook zelf.
Je beschrijft het proces in een paar zinnen, of je plakt een tekst, en een generator als ChatGPT zet er een flow van in elkaar. Hij tekent wat je hem vertelt; of het klopt, controleer je zelf.
Je stuurt het document dat er al is, zoals een werkinstructie of een beleidsstuk. De machine leest het en maakt er in minuten een eerste BPMN-schema van; binnen 48 uur heb je het terug, elk onderdeel gekeurd door een procesexpert.
Welke route je ook kiest, het begint met dezelfde vragen: waar begint en eindigt het proces, wie doet wat en welke keuzes vallen er onderweg? Die vragen werken we stap voor stap uit in het stappenplan voor een procesbeschrijving.
Het korte antwoordZelf tekenen past bij een eenvoudig proces dat je goed kent, en een generator bij een snelle schets om over te praten. Wil je op de flow bouwen, voor beheer, een audit of een systeem, dan kies je een BPMN-schema, gekeurd door een procesexpert.
| Kenmerk | Zelf tekenen | Een generator | BPMN-schema via FlowTopper |
|---|---|---|---|
| Waar je begint | Een leeg vel, een whiteboard of een tekenprogramma | Een beschrijving die jij intypt, of een tekst die je plakt | Het document dat je al hebt, hoe rommelig ook |
| Wie het proces uitzoekt | Jij, samen met de mensen die het werk doen | Jij, want de generator tekent wat je hem vertelt | De machine leest je document; wat ontbreekt, wordt een vraag aan jou |
| Notatie | Wat jij kiest | Wat je vraagt | Altijd BPMN 2.0, eventueel in de conventies van je organisatie |
| Wie het nakijkt | Jij, of een collega die je het vraagt | Jij | Elk onderdeel gekeurd door een procesexpert |
| Wanneer je het hebt | Zodra het uitzoeken en tekenen klaar is | Snel getekend; het nakijken komt daarna bij jou | De machine werkt in minuten, het gekeurde resultaat komt binnen 48 uur |
| Wat je krijgt | Een tekening in het programma dat je gebruikte | Een concept, dat zo goed is als wat je erin stopte | Een BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, of een export naar je procesplatform |
| Past bij | Een eenvoudig proces dat je zelf goed kent | Een snelle schets om over te praten | Een proces dat je wilt vastleggen, beheren of laten controleren |
Je kunt de routes ook combineren. Een schets op het whiteboard is een goed begin van een gesprek, en een snel getekende flow helpt om te zien waar de vragen zitten. Maar zodra anderen op de flow gaan bouwen, zoals een auditor, een collega die het werk overneemt of de mensen die een systeem inrichten, wil je een schema dat is nagekeken door iemand die het vak kent.
Het korte antwoordEen generator als ChatGPT tekent snel een procesflow, maar hij tekent wat je hem vertelt, dus wat jij vergeet of niet weet, ontbreekt of wordt gegokt. FlowTopper leest je document en stelt een vraag waar iets ontbreekt, en elk onderdeel wordt gekeurd door een procesexpert, zodat je binnen 48 uur een schema terugkrijgt dat klopt.
Waar een snel getekende flow meestal misgaat, is dus niet het tekenen, maar alles wat eraan voorafgaat: uitzoeken hoe het werk echt loopt, ook wanneer het niet volgens het boekje gaat. Wat daarbij vaak over het hoofd wordt gezien, lees je bij de veelgemaakte fouten bij een procesbeschrijving.
FlowTopper begint daarom niet bij wat jij intypt, maar bij het document dat er al is. De machine is een algoritme dat één vak kent, procesmanagement: het begrijpt eerst en tekent dan pas. Het haalt het proces uit de tekst, knipt te grote processen op en zet de rollen in de juiste banen, in minuten. Het algoritme controleert eerst zichzelf; wat ontbreekt of twijfelachtig is, wordt een vraag aan jou in plaats van een gok. Daarna wordt elk onderdeel gekeurd door een procesexpert, en binnen 48 uur heb je het terug.
Bekijk de animatie op de voorpagina: waarom dit geen converter is en geen chatbot.
Het korte antwoordEen procesdiagram en een processchema zijn andere woorden voor een procesflow: een tekening van de stappen, keuzes en rollen in een proces. Een losse tekening is genoeg om iets uit te leggen; wil je het proces vastleggen en openen in je procesplatform, dan maak je het in BPMN.
Een procesdiagram met vormen en pijlen in Word of PowerPoint is snel gemaakt en iedereen kan het openen. Maar voor een procesplatform is het een afbeelding zonder betekenis: wil je het proces daar beheren, dan begin je opnieuw, en een volgende tekenaar gebruikt misschien andere vormen.
Hetzelfde proces, maar in een notatie waarin elke vorm een afgesproken betekenis heeft: een baan is een rol, een ruit is een gateway, een rondje is een gebeurtenis. Het schema wordt bewaard als BPMN 2.0-bestand, zodat elk programma dat BPMN leest het kan openen.
Moet het processchema de basis zijn voor beheer, een audit of de inrichting van een systeem, dan is BPMN de logische keuze. Ook wat FlowTopper oplevert, noemen we een processchema: in BPMN 2.0 en gekeurd door een procesexpert, als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, of als export naar Engage, Signavio, Bizzdesign, Visio en meer. Je kunt een eigen conventiedocument meegeven, zodat het schema eruitziet zoals je organisatie gewend is.
Het korte antwoordEen procesflow of flowchart laat de volgorde van stappen zien met vormen waarvan je de betekenis zelf bepaalt. BPMN is een internationale standaard met afgesproken symbolen en regels, zodat een schema voor iedere lezer hetzelfde betekent en als bestand van het ene programma naar het andere kan.
BPMN staat voor Business Process Model and Notation. De standaard wordt beheerd door de Object Management Group (OMG); de huidige versie is BPMN 2.0.2, gepubliceerd in januari 2014. De versie daarvoor, BPMN 2.0.1, is ook vastgelegd als internationale norm ISO/IEC 19510:2013. Volgens de OMG moet BPMN begrijpelijk zijn voor iedereen die met een proces werkt: wie het eerste ontwerp maakt, wie de techniek bouwt die het proces uitvoert en wie het proces daarna beheert en bewaakt. Zo slaat de standaard een brug tussen het ontwerp van een proces en de uitvoering ervan.
Op het eerste gezicht lijken een flowchart en BPMN op elkaar, en dat is geen toeval: volgens de OMG bouwt BPMN voort op de traditie van flowcharts, omdat die makkelijk te lezen zijn. Het verschil zit in wat er vastligt. In een flowchart bepaal je zelf wat een ruit of een pijl betekent. BPMN deelt de elementen in vijf vaste categorieën in, met voor elk element een afgesproken betekenis.
| Categorie | Wat erin zit | Wat het vastlegt |
|---|---|---|
| Stroomobjecten | Gebeurtenissen, activiteiten en gateways | Wat er gebeurt, zoals de start, een termijn die verloopt of het einde; wat er gedaan wordt; en waar routes zich splitsen en weer samenkomen. |
| Data | Data-objecten, data-invoer, data-uitvoer en datastores | Welke informatie een stap gebruikt of oplevert, en waar die wordt bewaard. |
| Verbindingen | Volgordestromen, berichtstromen, associaties en data-associaties | In welke volgorde de activiteiten worden uitgevoerd, welke berichten er tussen twee partijen gaan, en hoe uitleg en data aan een stap vastzitten. |
| Swimlanes | Pools en banen | Wie er meedoet: een pool voor elke partij, zoals de gemeente en de aanvrager, en binnen een pool een baan per rol. |
| Artefacten | Groepen en tekstannotaties | Extra uitleg bij het schema, zonder dat de route verandert. |
Bron: Object Management Group, Business Process Model and Notation (BPMN), versie 2.0.2, paragraaf 7.3 over de elementen van BPMN.
Een flowchart heeft geen vaste plek voor de rol, dus die ontbreekt of staat ergens in de tekst. BPMN geeft elke rol een eigen baan, en elke pijl die van baan wisselt, is een overdracht naar een andere rol.
In een flowchart is een ruit een vraag met uitgangen; waar de routes later weer samenkomen, lopen de pijlen gewoon in elkaar over. In BPMN kan een gateway allebei aangeven, het uiteengaan en het samenkomen, en het teken erin zegt of er één route loopt of meer tegelijk.
Een aanvrager of een andere overheid voert geen stappen uit in jouw proces, maar stuurt en ontvangt wel berichten. BPMN tekent die partij als eigen pool, met berichtstromen ertussen, zodat je ziet waar je proces op een ander wacht.
Daar komt het bestand bij. De BPMN-standaard legt ook vast hoe een schema als bestand wordt opgeslagen, zodat je hetzelfde schema kunt openen in een ander programma dat BPMN leest. Een flowchart in een tekenprogramma blijft een tekening in dat programma.
Een dun rondje: hier begint het proces, bijvoorbeeld omdat er een aanvraag binnenkomt.
Een dubbel rondje: er gebeurt iets onderweg. Met een klok erin is het een termijn die verloopt.
Een dik rondje: hier is het proces klaar. Een proces kan meer dan één einde hebben.
Een blok met ronde hoeken: een stap die iemand uitvoert, in de baan van de rol die hem doet.
Een ruit: hier splitst de route zich of komt ze weer samen. Met een kruis erin gaat het proces maar één kant op.
Een doorgetrokken pijl: de volgorde van de stappen binnen je eigen proces.
Een gestippelde pijl: een bericht tussen twee partijen, zoals een brief aan de aanvrager.
Een pool is een partij, zoals de gemeente; de banen erin zijn de rollen die de stappen uitvoeren.
Wanneer een stroomschema genoeg is en wanneer je BPMN nodig hebt, lees je in het kort op de pagina Procesbeschrijving maken.
Het korte antwoordEen subsidieaanvraag is een goed voorbeeld: een inwoner of vereniging vraagt aan, de gemeente beoordeelt en stuurt een besluit, en onderweg zijn er meerdere rollen en een aanvrager van buiten. Een snelle flowchart laat vooral de stappen zien; een BPMN-schema legt ook vast wie wat doet, welke termijnen gelden en waar het proces op de aanvrager wacht.
| In een snelle flowchart | In het BPMN-schema |
|---|---|
| Blok: aanvraag ontvangen | Een startgebeurtenis, met een berichtstroom vanuit de pool van de aanvrager. Je ziet dat het proces begint met een bericht van buiten. |
| Blok: aanvraag controleren | Een taak in de baan van de rol die hem uitvoert, zoals de behandelaar. Staat nergens wie het doet, dan wordt dat een vraag. |
| Ruit: compleet? Alleen de uitgang 'ja' is getekend | Een gateway met een uitgang voor elk antwoord. Bij 'nee' volgt een taak om de aanvrager om aanvulling te vragen, met een berichtstroom naar de pool van de aanvrager. |
| Niet getekend: de termijn om aan te vullen | Een tussengebeurtenis voor de termijn waarbinnen de aanvrager kan aanvullen, met een eigen route voor als die termijn verloopt. |
| Blok: beoordelen en besluiten | Taken in twee banen: de behandelaar beoordeelt de aanvraag tegen de regeling, en de rol met mandaat besluit. Een gateway splitst in toekennen en afwijzen, en een tweede gateway brengt die routes weer samen. |
| Blok: besluit versturen | Een berichtstroom naar de aanvrager en een eindgebeurtenis: hier is het proces klaar. |
De flowchart is niet fout, hij vertelt alleen minder. Het BPMN-schema laat zien wie wat doet, wat er gebeurt als het anders loopt en waar het proces op de aanvrager wacht. Dat heb je nodig als je het proces wilt verbeteren, wilt laten controleren of in een systeem wilt inrichten.
Het voorbeeld is bewust algemeen gehouden en volgt geen bepaalde gemeente of subsidieregeling. De rollen, termijnen en afspraken van jouw gemeente haal je uit wat er al op papier staat.
Het korte antwoordHier lees je of je een procesflow in Word of PowerPoint kunt maken, of BPMN moeilijk te lezen is en hoe een procesflow zich verhoudt tot een procesbeschrijving. Ook lees je welk document je kunt insturen, in welke vorm je het terugkrijgt en hoe lang laten maken duurt.
Staat je vraag er niet bij? Mail hem naar Quincy, dan krijg je een eerlijk antwoord.
Stel je vraag aan QuincyJa. Met de vormen en pijlen in Word, Excel of PowerPoint teken je een eenvoudige procesflow, en dat is prima om een proces aan een team uit te leggen. Het blijft wel een tekening in dat bestand: wil je het proces beheren of in je procesplatform zetten, dan heb je een BPMN 2.0-bestand nodig.
Nee, voor het lezen heb je maar een handvol symbolen nodig: gebeurtenissen als rondjes, taken als blokken, gateways als ruiten en een baan per rol. Volgens de OMG, die de standaard beheert, is BPMN juist bedoeld om begrijpelijk te zijn voor iedereen die met processen werkt, en niet alleen voor specialisten.
Een procesflow laat zien hoe het proces loopt. Een procesbeschrijving is breder: daarin staat ook waarvoor het proces dient, wie ervoor verantwoordelijk is, met welke systemen gewerkt wordt en hoe de beschrijving actueel blijft, met de flow als een van de onderdelen.
Eén document waarin het proces beschreven staat, zoals een werkinstructie, een beleidsstuk, een oude procesbeschrijving, een Excel-overzicht of het verslag van een overleg. Het mag pdf, Word, Excel of PowerPoint zijn, ook gescand en hoe rommelig ook; wat ontbreekt, wordt een vraag aan jou.
Als processchema in BPMN 2.0: een BPMN 2.0-bestand, een pdf en een beschrijvingsdocument, of als export naar Engage, Signavio, Bizzdesign, Visio en meer. Bij het gratis proefproces krijg je er ook onze observaties bij: wat opvalt, waar de gaten zitten en wat wij als eerste zouden oppakken.
De machine maakt het eerste schema in minuten. Het resultaat, gekeurd door een procesexpert, heb je binnen 48 uur terug.
Je document wordt alleen gebruikt om jouw schema's te maken. Alles draait binnen Europa: een cloudomgeving in Ierland en applicaties die in Duitsland worden gehost. Een pseudonimiserings- en anonimiseringslaag controleert automatisch op persoonsgegevens voordat er iets geanalyseerd wordt. Geheimhouding en verwerkersafspraken regelen we vooraf, en op verzoek verwijderen we alles na afloop.
Ja. Je eerste proces werken we gratis uit, en het schema is daarna van jullie, wat je ook beslist. Pas als je daarna meer wilt, praten we over een opdracht.
Stuur je lastigste document. Het eerste proces is gratis.
Kies een werkinstructie, een beleidsstuk of een oude procesbeschrijving van een proces waar nooit een goede flow van is gekomen. De machine maakt er in minuten een eerste schema van, en binnen 48 uur heb je het terug, gekeurd door een procesexpert.