Een werkinstructie beschrijft hoe je één taak uitvoert, stap voor stap, voor de medewerker die het werk doet. Een procesbeschrijving laat het hele proces zien: wat er gebeurt, wie wat doet en in welke volgorde, van begin tot resultaat. Een BPMN-processchema is die procesbeschrijving in één beeld. Hier lees je hoe je een werkinstructie van je gemeente omzet naar zo'n schema, wat daarbij misgaat en wat je terugkrijgt.
Het korte antwoordEen werkinstructie gaat over één taak en de persoon die hem uitvoert; een procesbeschrijving gaat over het hele proces, van begin tot resultaat, over rollen en afdelingen heen. De werkinstructie beantwoordt dus de vraag hoe je iets doet, de procesbeschrijving de vraag wat er gebeurt, wie het doet en in welke volgorde.
| Kenmerk | Werkinstructie | Procesbeschrijving |
|---|---|---|
| De vraag die hij beantwoordt | Hoe voer ik deze taak uit? | Wat gebeurt er, wie doet wat en in welke volgorde? |
| Reikwijdte | Eén taak, meestal voor één rol | Het hele proces, van begin tot resultaat, over rollen en afdelingen heen |
| Voor wie | De medewerker die het werk doet | De proceseigenaar, het team, kwaliteit en audit, nieuwe collega's |
| Vorm | Genummerde stappen in lopende tekst, vaak met schermafdrukken | Een processchema, bij voorkeur in BPMN 2.0, met een toelichting |
| Bij een bezwaarschrift | Hoe je een binnengekomen bezwaarschrift registreert | Hoe een bezwaarschrift loopt van ontvangst tot beslissing op bezwaar |
| Wat je mist als je alleen deze hebt | Het overzicht: wat er vóór en na jouw taak gebeurt | Het detail: hoe je elke taak precies uitvoert |
De twee hangen samen. Werkinstructies horen bij de stappen van een proces: onder het proces voor het behandelen van een bezwaarschrift kan een werkinstructie hangen voor het registreren, een voor het plannen van de hoorzitting en een voor het opstellen van de beslissing op bezwaar. Wie alleen de werkinstructies heeft, heeft het proces dus wel, maar in stukken en in lopende tekst.
Een BPMN-processchema is de procesbeschrijving in BPMN 2.0, de internationale standaard voor processchema's: rollen in banen, taken als blokken en beslismomenten als ruiten. Daarom kun je een werkinstructie omzetten naar BPMN. Het proces zit er al in; je moet het er alleen uit halen en compleet maken.
Het korte antwoordJe haalt het proces uit de tekst: het begin en het einde, de taken, de rollen en de beslismomenten, en je tekent ze in BPMN 2.0. Daarna vul je aan wat de tekst niet zegt, zoals de uitzonderingen en de uitgang van elke keuze, en laat je het schema keuren voordat het in je procesplatform gaat.
De werkinstructie, en daarnaast het beleidsstuk, de standaardbrieven en een oud schema als dat er is. Regels, termijnen en uitzonderingen staan vaak daar en niet in de werkinstructie zelf.
Wat zet het proces in gang en wanneer is het klaar? Staan er eigenlijk meer processen in het document, knip het dan op, zodat elk proces een eigen schema krijgt.
Elke rol krijgt in BPMN een eigen baan. Zoek bij elke stap uit wie hem uitvoert, ook als de tekst alleen zegt dat er iets gecontroleerd wordt.
Een beslismoment heeft een uitgang voor elk mogelijk antwoord. Beschrijft de tekst alleen wat er gebeurt als alles goed gaat, dan ontbreekt de rest nog.
Een termijn die wordt verlengd, een spoedroute, een verzoek dat wordt ingetrokken. Die staan vaak in een voetnoot, een bijlage of een ander document.
Laat elk onderdeel controleren door iemand die BPMN en het vak kent. Neem het daarna door met de proceseigenaar, want die beslist hoe het proces echt hoort te lopen.
Met FlowTopper kies jij het document, en de machine doet het uitzoek- en tekenwerk van stap 2 tot en met 5 in minuten. Wat ontbreekt of twijfelachtig is, wordt een vraag aan jou in plaats van een gok. Daarna wordt elk onderdeel gekeurd door een procesexpert, en binnen 48 uur heb je het terug. De laatste stap blijft bij jou: je valideert het schema met je proceseigenaren.
Het korte antwoordEen werkinstructie is geschreven voor iemand die het werk al kent, dus wat voor die lezer vanzelf spreekt, staat er niet in. Daardoor ontbreken bij het omzetten beslismomenten en rollen, staan uitzonderingen verstopt in voetnoten en spreken documenten elkaar tegen.
De tekst zegt wat je doet als een aanvraag compleet is, maar niet wat er gebeurt als dat niet zo is. In het schema wordt dat een beslismoment met maar één uitgang: een proces dat vastloopt zodra de werkelijkheid afwijkt.
Zinnen als 'het verzoek wordt beoordeeld' zeggen niet door wie. Werkinstructies schrijven vaak in de lijdende vorm, of noemen een afdeling waar een functie bedoeld is. Dan weet je niet in welke baan een taak hoort.
Het verdagen van een termijn, een spoedprocedure of een verzoek dat wordt ingetrokken: dat staat vaak in een voetnoot, een bijlage of een losse mail. Wie alleen de hoofdtekst omzet, tekent het proces zoals het gaat als alles meezit.
De werkinstructie noemt een andere termijn of een andere beslisser dan het beleidsstuk, of er zijn twee versies in omloop. Een schema kan maar één werkelijkheid tonen, dus iemand moet kiezen, en dat hoort de proceseigenaar te zijn.
Daarom wordt elk onderdeel gekeurd door een procesexpert voordat jij het ziet. Wat niet uit de tekst te halen is, komt als vraag bij jou terug in plaats van als gok in het schema.
Het korte antwoordJe stuurt de werkinstructie voor het behandelen van een bezwaarschrift, en de machine maakt er in minuten een eerste BPMN-schema van. Elk onderdeel wordt gekeurd door een procesexpert, en binnen 48 uur heb je het schema terug, met de vragen die nog openstaan.
Hieronder zie je de route in algemene termen. Voor een aanvraag of een Woo-verzoek werkt het net zo.
Plus wat er verder is: een beleidsstuk, een oud schema, de standaardbrieven.
Haalt het proces uit de tekst en tekent het in BPMN 2.0, met vragen waar iets ontbreekt.
Elk onderdeel, voordat jij het ziet. Wat ontbreekt of twijfelachtig is, wordt een vraag aan jou.
Als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, met de observaties erbij.
| Wat je in de werkinstructie leest | Wat het in het BPMN-schema wordt |
|---|---|
| Het bezwaarschrift komt binnen | Een startgebeurtenis: hier begint het proces. |
| Iemand registreert het en stuurt een ontvangstbevestiging | Taken, elk in de baan van de rol die ze uitvoert. Staat er niet wie, dan wordt dat een vraag. |
| Is het bezwaarschrift op tijd ingediend en compleet? | Een beslismoment, met een uitgang voor elk antwoord, ook voor 'nee'. |
| Wordt de indiener gehoord, of wordt afgezien van horen? | Een tweede beslismoment, met een route langs de hoorzitting en een route direct naar de beslissing. |
| De beslistermijn, en wat er gebeurt als die wordt verdaagd | Een tussengebeurtenis voor de termijn, met een eigen route als hij verloopt. |
| De beslissing op bezwaar gaat de deur uit | Een eindgebeurtenis: hier is het proces klaar. |
Dit is de route in algemene termen. Hoe het bij jouw gemeente loopt, met jouw rollen, termijnen en afspraken, haalt de machine uit jouw eigen document.
Werk je bij een gemeente? Processenlandschap van je gemeente: van GEMMA-plaat naar ingevulde processen Daar zie je dezelfde route voor een Woo-verzoek, en hoe je zo proces voor proces de lege blokken van je landschap vult. Lees verder Wil je het eerst zelf proberen? Procesbeschrijving maken, met een gratis Word-template Daar lees je stap voor stap hoe je een procesbeschrijving opstelt, en download je een template om direct mee te beginnen. Lees verder Werk je bij een woningcorporatie? Processen van je woningcorporatie in BPMN Daar zie je hoe je de primaire processen van een corporatie vastlegt als gekeurde BPMN-processen. Lees verderHet korte antwoordEen generator tekent wat er in de tekst staat, en wat er niet staat, vult hij zelf in of laat hij weg. Zolang niemand die het vak kent elk onderdeel heeft nagekeken, weet je niet of het schema klopt, en ben jij dus de controleur.
Het verschil zit dus niet in de snelheid van het tekenen, want ook bij FlowTopper werkt de machine in minuten. Het zit in wat er gebeurt voordat het schema bij jou ligt. Bekijk de animatie op de voorpagina: waarom dit geen converter is en geen chatbot.
Het korte antwoordBijna elk document waarin een proces beschreven staat: een werkinstructie, een beleidsstuk, een oude procesbeschrijving, een Excel-overzicht of het verslag van een overleg. Dat mag pdf, Word, Excel of PowerPoint zijn, ook gescand en hoe rommelig ook.
Beschrijven hoe het werk stap voor stap gaat. Vaak de rijkste bron voor de volgorde, de rollen en de uitzonderingen.
Leggen de kaders en regels vast: wie mag besluiten, welke termijnen gelden, wanneer iets wel of niet mag. Die regels worden de beslismomenten in het schema.
Verslagen of transcripten van een werkoverleg. Daarin vertellen de mensen die het werk doen hoe het echt loopt, ook als dat afwijkt van wat er op papier staat.
Ook verouderd zijn ze bruikbaar. Je kunt je bestaande omgeving als XML inladen; dan zie je je huidige situatie naast de nieuwe versie, met wat ontbreekt, wat verouderd is en wat weg mag.
Ook kwaliteitshandboeken werken. Het document hoeft niet netjes of compleet te zijn: wat ontbreekt, wordt een vraag aan jou. Heb je je werkinstructies de laatste tijd met AI geschreven? Dan zijn dat precies de documenten die je kunt insturen. Kies het document waarvan je denkt dat er nooit een goed schema van is gekomen: daar zie je het verschil het snelst.
Het korte antwoordEen BPMN 2.0-bestand, een pdf en een beschrijvingsdocument, elk onderdeel gekeurd door een procesexpert, binnen 48 uur. Je gebruikt het toolonafhankelijk, of als export in je eigen procesplatform, zoals Engage, Signavio, Bizzdesign of Visio.
Als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, volgens de BPMN 2.0-standaard. Het schema is daarna van jullie, wat je ook beslist.
Wat opviel, waar de gaten zitten en wat wij als eerste zouden oppakken. De vragen die nog openstaan, beantwoord je samen met de proceseigenaar.
Import en export lopen via bestanden: geen koppeling nodig, en je huidige licenties blijven staan. Je kunt je eigen conventiedocument meegeven, en de weergave is instelbaar tot de kleur van de activiteiten aan toe.
Daarna ben jij aan zet. Je neemt het schema per onderdeel door met je proceseigenaren, groen, oranje of rood, en niets wordt definitief zonder dat een mens het goedkeurt.
Het korte antwoordHier lees je hoe een werkinstructie zich verhoudt tot een procedure, hoe lang het omzetten duurt en wat er gebeurt als je document verouderd is of meer dan één proces bevat. Ook lees je hoe het zit met de AVG, met welke procesplatforms het werkt en of het eerste proces echt gratis is.
Staat je vraag er niet bij? Mail hem naar Quincy, dan krijg je een eerlijk antwoord.
Stel je vraag aan QuincyDe woorden lopen in de praktijk door elkaar. Meestal legt een procedure vast wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en welke regels gelden, en beschrijft een werkinstructie hoe je één taak daarbinnen uitvoert. Voor het omzetten naar BPMN maakt het niet uit: allebei kun je insturen.
De machine maakt het eerste schema in minuten. Het resultaat, gekeurd door een procesexpert, heb je binnen 48 uur terug. Daarna neem je het door met de proceseigenaar en beslis jij wat ermee gebeurt.
Dan is hij nog steeds bruikbaar. Wat ontbreekt of twijfelachtig is, wordt een vraag aan jou in plaats van een gok. Heb je al een oud schema, dan kun je je bestaande omgeving als XML inladen en zie je je huidige situatie naast de nieuwe versie: wat ontbreekt, wat verouderd is en wat weg mag.
Dan wordt het document opgeknipt. De machine knipt te grote processen op in meerdere werkprocessen en zet de rollen in de juiste banen, zodat je per proces een eigen schema krijgt.
Je documenten worden alleen gebruikt om jouw schema's te maken. Alles draait binnen Europa: een cloudomgeving in Ierland en applicaties die in Duitsland worden gehost. Een pseudonimiserings- en anonimiseringslaag controleert automatisch op persoonsgegevens voordat er iets geanalyseerd wordt. Geheimhouding en verwerkersafspraken regelen we vooraf, en op verzoek verwijderen we alles na afloop.
Met Engage, Signavio, Bizzdesign, Visio en meer, of toolonafhankelijk als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument. Import en export lopen via bestanden, dus er is geen koppeling met je systemen nodig en je huidige licenties blijven staan.
Ja. Je eerste proces werken we gratis uit, en het schema is daarna van jullie, wat je ook beslist. Pas als je daarna meer wilt, praten we over een opdracht.
Stuur je lastigste werkinstructie. Het eerste proces is gratis.
Kies de werkinstructie waar nooit een goed schema van is gekomen, bijvoorbeeld die voor een bezwaarschrift, een aanvraag of een Woo-verzoek. De machine maakt er in minuten een eerste schema van, en binnen 48 uur heb je het terug, gekeurd door een procesexpert.