Het processenlandschap van je gemeente staat misschien al: een overzicht volgens GEMMA, met blokken voor sturende, uitvoerende en ondersteunende processen. Maar achter veel van die blokken zit nog geen uitgewerkt proces. Hier lees je wat een processenlandschap is, waarom het vaak leeg blijft en hoe je het proces voor proces vult met BPMN-schema's, elk gekeurd door een procesexpert.
Het korte antwoordEen processenlandschap is een overzicht van de processen die je gemeente uitvoert en hoe die samenhangen. GEMMA, de Gemeentelijke Modelarchitectuur, geeft daarvoor een referentie waarin de processen zijn ingedeeld in sturende, uitvoerende en ondersteunende processen.
Sturende processen zorgen voor het vormen van de strategie van de gemeente, en voor het programmeren en evalueren daarvan.
Uitvoerende processen, die GEMMA ook primaire processen noemt, leveren toegevoegde waarde aan de omgeving van de gemeente; dit zijn de processen met externe klanten.
Ondersteunende processen leveren resultaten die niet direct zichtbaar zijn voor de burger, maar die onmisbaar zijn om de uitvoerende processen goed te laten lopen.
GEMMA wordt beheerd door VNG Realisatie. Gemeenten gebruiken het om hun eigen architectuur te ontwikkelen; het laat ruimte voor keuzes binnen je eigen context en schrijft niet exact voor wat je moet doen. Het processenlandschap zelf staat op GEMMA Online als ArchiMate-diagram. Je ziet het woord ook geschreven als proceslandschap; bedoeld is hetzelfde overzicht.
Onder het landschap zit de GEMMA proceshiërarchie: een bedrijfsproces bestaat uit deelprocessen, een deelproces uit processtappen en een processtap uit handelingen. Wat vroeger een werkproces heette, heet daar nu deelproces. Het landschap laat zien welke processen er zijn. Hoe zo'n proces bij jouw gemeente precies loopt, met jouw rollen, systemen en afspraken, leg je zelf vast. Dat is het deel dat vaak ontbreekt.
Bron: GEMMA Online, de pagina's Processenlandschap, Proceshiërarchie en Wat is GEMMA.
Het korte antwoordIn het algemeen niet. GEMMA geeft de indeling en de samenhang van je processen, maar werkt ze zelf niet uit in BPMN; alleen voor bepaalde veranderopgaven, zoals de Omgevingswet, biedt GEMMA wel uitgewerkte procesmodellen als handreiking.
Wat GEMMA Online er zelf over schrijft“De GEMMA procesarchitectuur biedt zelf geen uitgewerkte procesmodellen in BPMN. Dat is een bewuste keuze: opstellen, beheer en onderhoud van dergelijke procesmodellen vergt een aanzienlijke inspanning. Bovendien: gemeenten verschillen dusdanig van elkaar dat zo'n gedetailleerd model voor de meeste gemeenten niet adequaat zou zijn.”
“Voor bepaalde veranderopgaven zoals de omgevingswet biedt de GEMMA overigens wel uitgewerkte procesmodellen als handreiking.”
GEMMA Online, de pagina Van procesarchitectuur naar procesmodel, laatst bewerkt op 17 november 2025, geraadpleegd op 11 september 2026.
GEMMA zegt het zelf: het is aan de gemeenten om hun bedrijfsprocessen naar eigen inzicht in te richten, met de procesarchitectuur als hulp. Het landschap laat zien welke processen er zijn. Hoe ze bij jou lopen, met jouw rollen, systemen en afspraken, leg je zelf vast.
Werk je aan een proces onder de Omgevingswet, begin dan bij de handreiking van GEMMA en leg je eigen werkinstructies ernaast. Dan zie je waar jouw gemeente afwijkt en welke rollen je echt hebt.
Voor de meeste andere processen biedt GEMMA geen uitgewerkt procesmodel. Dat werk ligt dus bij je gemeente zelf, en GEMMA noemt het zelf een aanzienlijke inspanning. Daarom blijven juist daar blokken leeg.
Het korte antwoordOmdat de plaat snel getekend is, maar het uitwerken van elk proces erachter veel tijd en mensen kost. Die tijd gaat op aan workshops, de capaciteit is er niet en de kennis zit in hoofden in plaats van in documenten.
Iedereen die het proces kent, moet tegelijk aan tafel, naast het gewone werk. De eerste sessie staat vaak pas over weken in de agenda, en tegen de tijd dat het laatste proces af is, klopt het eerste niet meer.
Het team dat processen vastlegt is klein, en het uitzoek- en tekenwerk per proces is groot. De lege blokken blijven liggen, en bij elke reorganisatie of nieuwe wet komt er werk bij.
Hoe een proces echt loopt, weten de mensen die het elke dag doen. Werkinstructies zijn vaak verouderd, afwijkingen staan in mails, en als een collega vertrekt, gaat die kennis mee.
Het gevolg: een landschap met lege blokken is een overzicht, geen instrument. Voor een audit, een implementatie of een verbetertraject heb je de processen erachter nodig.
Het korte antwoordJe neemt één bedrijfsproces uit het landschap en werkt dat uit in BPMN: de rollen worden pools en lanes, de deelprocessen worden subprocessen en de handelingen worden taken. GEMMA Online geeft daarvoor een stappenplan; hoe het proces bij jou echt loopt, haal je uit je eigen documenten en van de mensen die het werk doen.
GEMMA is gemodelleerd in ArchiMate, een taal voor architectuur. BPMN is de taal waarin je een proces in detail uitwerkt. GEMMA Online zegt het kort: gebruik BPMN om bedrijfs- en deelprocessen in meer detail uit te werken, en ArchiMate voor processen in de bredere context van de architectuur. Van procesarchitectuur naar procesmodel is dus vooral een vertaling van ArchiMate naar BPMN.
| In de GEMMA procesarchitectuur | In je BPMN-schema |
|---|---|
| Het bedrijfsproces | De pool van het model. Een BPMN-schema heeft meestal één bedrijfsproces als scope. |
| Een externe rol, zoals de aanvrager | Een eigen pool. |
| Een interne rol, zoals intaker of behandelaar | Een lane binnen de pool van het bedrijfsproces. |
| Deelproces en processtap | Een subproces. BPMN kent het verschil tussen die twee niet; dat blijkt uit de context. |
| Handeling | Een taak (task), het laagste niveau. |
| Procesbouwsteen | Een call activity: een herbruikbare activiteit die meerdere processen kunnen aanroepen. |
| Bedrijfsgebeurtenis | Een start-, tussen- of eindgebeurtenis (start event, intermediate event of end event). |
Maak een collaboration diagram met een pool voor het bedrijfsproces dat je uitwerkt.
Bepaal welke actoren en rollen betrokken zijn. Externe rollen krijgen een eigen pool, interne rollen elk een lane.
Modelleer het proces in deelprocessen, met gateways voor de keuzes. Laat het beginnen en eindigen bij de bedrijfsgebeurtenissen uit de architectuur.
Klap de deelprocessen uit tot processtappen, en waar nodig verder tot taken die overeenkomen met handelingen.
Leg het contact met externe partijen vast als berichtenstromen (message flows) tussen de pools. Wil je, dan voeg je ook de bedrijfsobjecten toe als data objects.
Het stappenplan geeft de vorm, maar niet de inhoud: wie bij jou welke stap zet, waar besloten wordt en welke uitzonderingen er zijn. Die haal je uit werkinstructies, beleidsstukken en de mensen die het werk doen. Daar komt FlowTopper in: de machine haalt het proces uit je document en zet elke rol in een eigen baan, en elk onderdeel wordt gekeurd door een procesexpert. Hoe dat gaat, lees je bij procesbeschrijvingen laten maken.
Hebben jullie eigen afspraken over notatie, bijvoorbeeld over hoe je GEMMA naar BPMN vertaalt? Zet ze in je conventiedocument en geef dat mee, zodat notatie en weergave aansluiten op wat er al staat.
Bron: GEMMA Online, de pagina Van procesarchitectuur naar procesmodel, met de onderdelen over de vertaling van ArchiMate naar BPMN en het stappenplan voor procesmodelleren.
Het korte antwoordEen zaaktype legt vooraf vast hoe gelijksoortige zaken worden afgehandeld, met onder meer de statussen, de doorlooptijd en de rollen, en de zaaktypecatalogus is de verzameling van die zaaktypen. Het processchema laat zien hoe het werk binnen zo'n zaak echt loopt: wie wat doet, waar besloten wordt en wat er gebeurt bij een uitzondering.
Volgens GEMMA omvat de beschrijving van een zaaktype onder andere de statussen van het proces, de doorlooptijden, de rollen van alle betrokken partijen, de documenten in het dossier en de mogelijke resultaten. Een groep zaaktypen die bij elkaar horen, vormt een zaaktypecatalogus.
VNG Realisatie heeft voor elk bedrijfsproces uit de GEMMA procesarchitectuur een referentiezaaktype opgesteld. Het raadt alle gemeenten aan een eigen zaaktypecatalogus op te bouwen, met zaaktypen die zoveel mogelijk van referentie- en standaardzaaktypen zijn afgeleid.
In het begeleidend document bij de GEMMA Zaaktypecatalogus komt de afbakening van een zaak overeen met een bedrijfsproces: van klant tot klant. Onderdelen van een bedrijfsproces vormen daarom geen zelfstandige zaken.
Zo sluit het op elkaar aan: het processenlandschap noemt het bedrijfsproces, het zaaktype legt de afspraken over de zaak vast en het processchema laat de route zien. Houd daarom dezelfde afbakening aan en maak per bedrijfsproces één schema, van de aanleiding tot het resultaat voor de klant. De statussen uit je zaaktype zijn dan herkenbare punten op die route.
Het werkt ook andersom. Een gekeurd processchema laat zien welke rollen en beslismomenten er zijn. Leg dat naast je zaaktype, dan zie je of de rollen, statussen en resultaten in je zaaktypecatalogus nog kloppen met hoe het werk loopt.
Bron: GEMMA Online, de pagina Zaaktypen, en het begeleidend document bij de GEMMA Zaaktypecatalogus 2 (versie 2.1, 2014).
Het korte antwoordMaak eerst een lijst van de processen achter de blokken van je landschap en kies per proces het document dat er al is. Laat daar een BPMN-schema van maken, laat het keuren en zet het in je procesplatform onder het juiste blok, proces na proces.
Loop de blokken van je landschap langs en schrijf per blok op welke bedrijfsprocessen je gemeente echt uitvoert. Houd de indeling van GEMMA aan waar die past; die laat ruimte voor je eigen keuzes.
Begin bij de processen waar nu druk op staat: een audit, een nieuwe wet, een implementatie of een collega die vertrekt. Uitvoerende processen met externe klanten zijn vaak een logisch begin.
Een werkinstructie, een beleidsstuk, een oude procesbeschrijving of het verslag van een overleg. Het hoeft niet netjes of compleet te zijn.
De machine leest het document, haalt het proces eruit en tekent het in BPMN 2.0, in minuten. Waar iets ontbreekt of tegenstrijdig is, wordt het een vraag aan jou in plaats van een gok.
Elk onderdeel wordt gekeurd door een procesexpert voordat je het ziet. Het gekeurde schema heb je binnen 48 uur terug.
Neem het schema door met de proceseigenaar, laad het in je procesplatform en hang het onder het juiste blok van je landschap. Dan is dat blok niet langer leeg.
Zo groeit het landschap blok voor blok. En het blijft bij, omdat bijwerken betekent dat je een nieuwe versie van het document instuurt in plaats van een nieuwe reeks workshops te plannen.
Het korte antwoordJe stuurt per proces het document dat er al is, zoals een werkinstructie of een beleidsstuk, en de machine maakt er in minuten een eerste BPMN-schema van. Elk onderdeel wordt gekeurd door een procesexpert, en binnen 48 uur heb je de procesbeschrijving terug als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument.
Per proces kies je het document dat er al is en stuur je het op. Daarna neem je de uitkomst in een half uur samen met ons door, en met de proceseigenaar beslis jij wat ermee gebeurt.
De machine leest het document, haalt het proces eruit en zet elke rol in een eigen baan. Waar iets ontbreekt of tegenstrijdig is, wordt het een vraag aan jou in plaats van een gok. Daarna wordt elk onderdeel gekeurd door een procesexpert.
Het schema als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, met onze observaties erbij. Of in het formaat van je eigen platform, zoals Engage, Signavio, Bizzdesign of Visio. Het schema is daarna van jullie.
Je kunt procesbeschrijvingen ook zelf maken, in workshops met iedereen die het proces kent. Dat kost per proces een reeks sessies naast het gewone werk, en daardoor blijven blokken in het landschap leeg. Als je ze laat maken, verschuift het uitzoek- en tekenwerk naar ons, en beslissen jij en je proceseigenaren wat klopt.
Hoe een werkinstructie precies een BPMN-processchema wordt, lees je op Van werkinstructie naar BPMN-processchema. Wil je een procesbeschrijving eerst zelf opstellen, dan helpt Procesbeschrijving maken je stap voor stap, met een gratis Word-template.
Het korte antwoordJe stuurt de werkinstructie voor het afhandelen van een Woo-verzoek, en de machine maakt er in minuten een eerste BPMN-schema van. Dat schema wordt onderdeel voor onderdeel gekeurd door een procesexpert, en binnen 48 uur heb je het terug.
Een Woo-verzoek afhandelen is een uitvoerend proces: er is een aanvrager buiten de gemeente die informatie wil. Hieronder zie je de route in algemene termen, van tekst tot gekeurd schema.
Plus wat er verder is: een beleidsstuk, een oud schema, de standaardbrieven.
Haalt het proces uit de tekst en tekent het in BPMN 2.0, met vragen waar iets ontbreekt.
Elk onderdeel goedgekeurd of afgekeurd. Wat afgekeurd is, wordt verbeterd of een vraag aan jou.
Als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, met de observaties erbij.
Elk onderdeel van het schema wordt gekeurd door een procesexpert. Daarbij gaat het onder meer om:
Het gekeurde schema als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument. Daarbij krijg je de observaties van de procesexpert: wat opviel, waar de gaten zitten en welke vragen nog openstaan.
Die open vragen beantwoord je samen met de proceseigenaar, en dan is het proces klaar voor je procesplatform.
Het korte antwoordBijna alles waar een proces in beschreven staat: werkinstructies, beleidsstukken en oude procesbeschrijvingen. Het hoeft niet netjes of compleet te zijn, want wat ontbreekt wordt een vraag aan jou in plaats van een gok.
Beschrijven hoe het werk stap voor stap gaat. Vaak de rijkste bron voor de volgorde, de rollen en de uitzonderingen.
Leggen de kaders en regels vast: wie mag besluiten, welke termijnen gelden, wanneer iets wel of niet mag. Die regels worden de beslismomenten in het schema.
Ook verouderd zijn ze bruikbaar. Je kunt je bestaande omgeving als XML inladen; dan zie je je huidige situatie naast de nieuwe versie, met wat ontbreekt, wat verouderd is en wat weg mag.
Verder werken ook Excel-overzichten, kwaliteitshandboeken en verslagen van een werkoverleg. Als pdf, Word, PowerPoint of Excel, ook gescand. Kies het document waarvan je denkt dat er nooit een goed schema van is gekomen: daar zie je het verschil het snelst.
Het korte antwoordJe krijgt elk proces terug als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument, of in het formaat van je eigen platform. Import en export lopen via bestanden, dus er is geen koppeling nodig en je IT hoeft nergens iets voor open te zetten.
Export naar Engage, Signavio, Bizzdesign, Visio en meer, of toolonafhankelijk. Je hoeft niet van tooling te wisselen en je huidige licenties blijven staan.
Geef je eigen conventiedocument mee, dan sluiten notatie en weergave aan op wat er al staat, tot de kleur van de activiteiten aan toe.
Hang elk gekeurd proces in je landschap onder het blok waar het hoort, zodat de plaat en de processen één geheel worden. Het schema is daarna van jullie.
Het korte antwoordJa, als basis. Sinds verslagjaar 2023 legt het college in de jaarrekening zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid, en processen waarin de beslismomenten en de rollen zichtbaar zijn, geven jou en je controller een vaste grond om de risico's en beheersmaatregelen aan te koppelen.
De rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening kwam in de Gemeentewet en de Provinciewet met de Wet versterking decentrale rekenkamers. Die wijziging is op 1 januari 2023 in werking getreden en geldt voor het eerst voor het verslagjaar 2023.
Tot en met boekjaar 2022 vormde de accountant een oordeel over de rechtmatigheid. Vanaf verslagjaar 2023 stelt het college de verantwoording zelf op, in de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering licht het college de afwijkingen boven de rapportagegrens toe, met de maatregelen om ze in de toekomst te voorkomen.
Provincies en gemeenschappelijke regelingen nemen de rechtmatigheidsverantwoording ook op in de jaarrekening, vanaf verslagjaar 2023; bij een gemeenschappelijke regeling legt het dagelijks bestuur de verantwoording af. Voor waterschappen is de wijziging van de Waterschapswet op 1 januari 2025 in werking getreden.
Je krijgt gekeurde processchema's waarin de stappen, de beslismomenten en de rollen zichtbaar zijn. Elk onderdeel is gekeurd door een procesexpert, en binnen 48 uur heb je het terug. Zo ligt er per proces een actuele beschrijving waar de rest op kan bouwen.
De risico's en de beheersmaatregelen koppel je er zelf aan, samen met je controller. FlowTopper modelleert geen risico's of controles en geeft geen oordeel over rechtmatigheid. De verantwoording blijft bij het college.
De handreiking van VNG en IPO over de invoering noemt die basis de onderbouwing van de verantwoording: alleen de verantwoordingstekst publiceren is niet genoeg, er is in de organisatie een duidelijke grondslag nodig. In een praktijkvoorbeeld in dezelfde handreiking is de eerste lijn verantwoordelijk voor de processen: beschrijven, uitvoeren en het beheersen van de risico's. Beschrijven hoort daar dus bij de basis, en daar helpt een gekeurd processchema bij.
Bronnen: Staatsblad 2022, 482 (inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers, met de nota van toelichting) en de handreiking Invoering Rechtmatigheidsverantwoording van VNG en IPO (2024).
Het korte antwoordHier lees je hoe lang het duurt, wat het je aan tijd kost, hoe het zit met de AVG en met welke procesplatforms het werkt. Ook lees je wat GEMMA-processen zijn, of je GEMMA precies moet volgen, hoe het zit met een DPIA en met bestuurlijke besluitvorming, en of het eerste proces echt gratis is.
Staat je vraag er niet bij? Mail hem naar Quincy, dan krijg je een eerlijk antwoord.
Stel je vraag aan QuincyDe machine maakt het eerste schema in minuten. Het resultaat, gekeurd door een procesexpert, heb je binnen 48 uur terug. Hoe snel je hele processenlandschap gevuld is, hangt vooral af van hoeveel processen je hebt en hoe snel je de documenten aanlevert.
Een document kiezen en versturen, en een half uur om de uitkomst samen door te nemen. Al het uitzoek- en tekenwerk zit aan onze kant. Daarna neem je het schema door met de proceseigenaar en beslis jij wat ermee gebeurt.
Je documenten worden alleen gebruikt om jouw schema's te maken. Alles draait binnen Europa: een cloudomgeving in Ierland en applicaties die in Duitsland worden gehost. Een pseudonimiserings- en anonimiseringslaag controleert automatisch op persoonsgegevens voordat er iets geanalyseerd wordt. Geheimhouding en verwerkersafspraken regelen we vooraf, en op verzoek verwijderen we alles na afloop.
De AVG vraagt niet om een procesbeschrijving als apart stuk, maar een DPIA bevat volgens artikel 35 van de AVG wel ten minste een systematische beschrijving van de beoogde verwerkingen en de verwerkingsdoeleinden. Een processchema dat laat zien welke stappen er zijn en wie ze uitvoert, is daarvoor een bruikbaar vertrekpunt: per stap geef je aan welke persoonsgegevens er worden gebruikt en waarvoor. De beoordeling van de noodzaak, de risico's en de maatregelen doe je zelf, met advies van je functionaris gegevensbescherming. Of een DPIA nodig is, bepaal je ook zelf; de lijst verplichte DPIA van de Autoriteit Persoonsgegevens helpt je daarbij.
Met Engage, Signavio, Bizzdesign, Visio en meer, of toolonafhankelijk als BPMN 2.0-bestand, pdf en beschrijvingsdocument. Import en export lopen via bestanden, dus er is geen koppeling met je systemen nodig en je huidige licenties blijven staan.
GEMMA-processen zijn de bedrijfsprocessen uit de GEMMA procesarchitectuur, de referentie voor gemeenten die VNG Realisatie beheert. In het processenlandschap staan ze in drie lagen: sturende processen, met de clusters richting bepalen, programmeren en evalueren; uitvoerende processen, met de clusters ontwikkelen, samenwerken in de keten, uitvoeren, handhaven en nazorgen; en ondersteunende processen. Voor elk bedrijfsproces heeft VNG Realisatie ook een referentiezaaktype opgesteld. Uitgewerkte BPMN-modellen zijn het niet: die leg je als gemeente zelf vast, behalve waar GEMMA voor een veranderopgave zoals de Omgevingswet een uitgewerkt procesmodel als handreiking biedt.
Nee. GEMMA is een referentie die ruimte laat voor keuzes binnen je eigen context en niet exact voorschrijft wat je moet doen. Je kunt de hoofdindeling aanhouden en de processen daaronder vastleggen zoals ze bij jouw gemeente echt lopen.
Ja. De route van een voorstel, van de ambtelijke voorbereiding naar het college en waar nodig naar de raad, heeft rollen en beslismomenten, en die leg je vast zoals elk ander proces. Volgens artikel 160 van de Gemeentewet is het college in ieder geval bevoegd om beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren; die voorbereiding en uitvoering worden stappen in je schema. Een handboek of werkinstructie voor college- en raadsvoorstellen is een goed document om mee te beginnen.
Ja. Je eerste proces werken we gratis uit, en het schema is daarna van jullie, wat je ook beslist. Pas als je daarna meer wilt, praten we over een opdracht.
Stuur je lastigste werkinstructie. Het eerste proces is gratis.
Kies de werkinstructie waar nooit een goed schema van is gekomen. De machine maakt er in minuten een eerste schema van, en binnen 48 uur heb je het terug, gekeurd door een procesexpert. Zo weet je of dit werkt voor het processenlandschap van je gemeente.